12 Modelos de mensagens de cobrança para empresas

A inadimplência é um problema comum que atinge negócios de diversas categorias. Isso faz com que a cobrança seja inserida na rotina de trabalho de diversas empresas, afinal, diversas negociações necessitam deste investimento de tempo para que um negócio possa receber.

É crucial entender que o tom da abordagem de uma cobrança faz diferença. As mensagens devem ser bem pensadas e elaboradas de forma estratégica para que os negócios possam colher os melhores resultados sem causar danos à sua relação com os clientes. Assim como saber quais canais utilizar e o tom que deve ser adotado em cada um deles.

No entanto, a elaboração dos textos de cobrança pode ser um desafio para muitos. Afinal, elaborar textos que cobrem, mas não gerem conflito exige muita afinidade e entendimento do público.

Pensando em facilitar seu trabalho, selecionamos uma variedade de modelos de mensagem de cobrança que podem ser personalizadas para ajudar o seu negócio a diminuir a inadimplência.

O que é uma mensagem de cobrança?

A mensagem de cobrança é um comunicado enviado corretamente para lembrar parceiros comerciais e clientes sobre pagamentos em aberto. Estas mensagens podem ser enviadas por vários canais, geralmente, os mais utilizados são SMS, email e WhatsApp.

A função deste texto é lembrar clientes sobre seus vencimentos e oferecer novas opções, como gerar boletos atualizados ou proporcionar o parcelamento, para viabilizar o pagamento.

Algumas empresas também adotam a prática para enviar mensagens antes do vencimento de uma conta, com o intuito de ajudar clientes a atrasarem ou se esquecerem de seus pagamentos.

Quais canais devo usar para cobrar meus clientes?

A cobrança de seus clientes pode ser feita por qualquer canal utilizado pelo seu negócio. No entanto, manter o foco nas opções preferidas do seu público e do público em geral, como WhatsApp e email, pode gerar melhores resultados. Além disso, também é importante prestar atenção no tom de sua comunicação para que esteja sempre amigável.

Outra preocupação que deve ser considerado é o horário que a cobrança será encaminhada. Sempre envie suas mensagens no horário comercial, enviá-las fora do horário comercial além de ser algo mal visto, é uma ação que viola o Código de Defesa do Consumidor.

Ajuste o tom das mensagens de acordo com o prazo

Uma maneira ativa que diversas empresas encontraram para combater a possível inadimplência é criar uma estratégia de pós-venda que considere vencimentos e tome ações para avisar seus clientes.

Confira a seguir algumas dicas de como atuar em relação às suas cobranças em diferentes etapas do pagamento.

Antes do vencimento

Adote uma postura indireta nesta etapa. Busque uma comunicação que não seja muito incisiva, converse com o cliente e lembre-o sobre a data de vencimento sem falar diretamente sobre o pagamento.

Optar por contatar os consumidores antes do vencimento também proporciona uma oportunidade de comunicação para mostrar que sua empresa se importa com eles. Além disso, também será possível fazer uma estimativa mais aproximada da quantidade de pagamentos e da falta deles.

Aproveite a situação através da comunicação, pergunte sobre a qualidade do atendimento, descubra se suas expectativas foram atendidas e procure entender como esta sendo a experiência com a solução oferecida. Desta forma, seu negócio poderá coletar dados valiosos que irão ajudar a construir uma abordagem mais efetiva.

Durante o vencimento

O dia e a hora do pagamento são momentos delicados em que os clientes sentem-se pressionados. Enviar mensagens de cobrança nesta situação pode gerar o efeito oposto, atrapalhando e criando atrito.

Caso a situação de inadimplência em seu empreendimento peça este tipo de ação, busque adotar uma abordagem de auxílio, em que o foco é apenas lembrar que este é o dia limite.

Evite enviar estas mensagens caso a data coincida com o dia de aniversário do cliente. Além disso, não envie cobranças durante feriados e finais de semana, pois nestas ocasiões sua efetividade é muito baixa.

Após o vencimento

Para contatar clientes após um pagamento vencer, dê prioridade para o email. Em diversos casos as contas não são pagas pela falta de planejamento ou desorganização. Começar um contato direto nesta ocasião, como uma ligação, pode gerar constrangimento ao cliente.

Por tanto, no primeiro contato, envie um lembrete por email e proporcione tranquilidade para que as pessoas possam se organizar e realizar seu pagamento. Utilize uma mensagem breve e mantenha um tom formal.

Caso o contato através do email não tenha gerado resultado, utilize outro canal com o SMS ou WhatsApp para enviar sua mensagem de cobrança.

Modelos de mensagem de cobrança por SMS

O SMS é um dos canais mais utilizados por empresas para fazer cobranças. As mensagens são enviadas rapidamente e diretamente para os clientes. Muitas vezes, este canal é a primeira opção de diversos negócios. Afinal, as mensagens por SMS apresentam um custo muito baixo e se provam muito efetivas.

No entanto, é preciso ter atenção com a abordagem. Sempre pense bem nas mensagens que serão enviadas e mantenha o tom gentil. Além disso, evite enviar muitas mensagens, isso pode gerar atrito com seus consumidores.

Para implementar o uso de SMS em suas estratégias, negócios usam sistemas que facilitam o envio de mensagens em massa e possibilitam uma resposta gratuita aos seus clientes.

Confira a seguir alguns modelos de mensagem de cobrança.

Mensagem de cobrança

"Olá (Nome do cliente), você tem um valor em aberto aqui na (Nome de sua empresa). Que tal nos visitar ou fazer uma ligação para negociarmos essa dívida? Responda esse SMS com SIM."

Mensagem de cobrança de mensalidade

"Olá (Nome do cliente), sua mensalidade referente ao mês de outubro na (Nome de sua empresa) está vencida. Responda gratuitamente com a palavra SIM para receber o código de barras do boleto atualizado para pagamento. Desconsidere esta mensagem caso seu pagamento já tenha sido efetuado."

Aviso de vencimento de boleto

"Olá (Nome do cliente), tudo bem? Não identificamos o pagamento do seu boleto referente (ao produto comprado ou serviço contratado). Para receber o código de barras do boleto atualizado responda gratuitamente esse SMS com a palavra SIM. Desconsidere esta mensagem caso seu pagamento já tenha sido efetuado."

Lembrete de vencimento de boleto

"Olá (Nome do cliente), o vencimento do boleto referente a compra na (Nome de sua empresa) vence hoje. Efetue o pagamento e garanta seus produtos. Caso o pagamento não possa ser feito hoje, envie um SMS gratuito com a palavra BOLETO para enviarmos um novo documento com a data de vencimento atualizada."

Modelos de mensagem de cobrança por e-mail

O email também é um canal bastante utilizado para enviar mensagem de cobrança por ser formal e evitar constrangimento. Sua efetividade não é muito grande, pois muitas pessoas não checam suas caixas de email ou recebem muitos emails diários e podem perder mensagens importantes.

Por isso, não aposte apenas no email ao realizar suas cobranças. Considere sempre utilizar um canal mais informal, com o WhatsApp ou SMS ao optar pelo envio de emails.

Cobrança antes do vencimento

Olá, (Nome do cliente)!

Sou o(a) (Seu nome), da empresa (Nome de sua empresa). Estou entrando em contato para lembrar você que nos próximos dias acontece o vencimento da sua parcela do mês de (Mês em questão), referente a aquisição do produto/serviço (Nome do produto ou serviço contratado), no valor de (Valor do pagamento).

Para facilitar, estamos enviando seu código da fatura: (Código de fatura).

Se tiver alguma dúvida ou quiser saber sobre seus próximos vencimentos, é só entrar em contato! Responda este e-mail ou nos ligue no número (Número de sua empresa). Estamos disponíveis de (Dia e horário de atendimento).

Conte sempre conosco! (Nome) (Cargo)"

Valor em aberto

"Olá, (Nome completo do cliente).

Reparamos que o pagamento da parcela (Mês e ano em questão) não consta em nosso sistema. O vencimento foi no dia (Data do vencimento).

Entendemos que imprevistos acontecem e podemos perder alguns prazos. É por isso que geramos um novo boleto com o valor e o vencimento atualizado para (Data do vencimento). Ele está aqui no anexo, é só baixar.

Caso você enfrente qualquer dificuldade para efetuar seu pagamento, não exite de entrar em contato conosco pelo (Telefone).

Abraços, (Nome) (Cargo)"

Atraso acima de 15 dias

"Olá, sr(a) (Nome do cliente).

Notamos em nosso sistema que o pagamento referente à compra (Mensalidade, título ou número do pedido da compra) ainda não foi efetuado.

Por isso enviamos este e-mail, para lembrá-lo da importância de realizar o pagamento na data mais breve possível, para evitar o acúmulo de juros. Que tal conversar conosco sobre este assunto?

Estamos disponíveis (Dias e horários em que o cliente pode negociar com sua empresa) no telefone (Número de telefone do seu negócio).

Converse conosco!

Abraços, (Nome) (Cargo)"

Modelos de mensagem de cobrança por WhatsApp

O WhatsApp é um dos principais aplicativos de conversa do mundo. Hoje, o app está instalado em quase todos os smartphones dos brasileiros. Isso faz com que este meio de comunicação se torne uma ferramenta muito importante para negócios.

Além da natureza mais informal, os clientes já estão habituados a sua utilização. Isso aumenta a possibilidade de contatos mais amigáveis e efetivos. No entanto, alguns cuidados precisam ser tomados em todas as interações.

Lembre-se sempre de conferir se a cobrança está sendo enviada para a pessoa correta, evitando desentendimentos. Ao iniciar o contato se apresente, seja objetivo quanto ao motivo da interação, fale sobre o valor e encerre a conversa com muita educação.

Confira a seguir algumas ideias de mensagem de cobrança para WhatsApp.

Mensagem oferecendo uma oportunidade de negociação

"Olá, (Nome do cliente), tudo bem? Notamos em nosso sistema que a parcela do mês (Mês em questão) está em aberto. Entendemos que imprevistos podem acontecer. Por isso estamos disponíveis aqui, no WhatsApp, para oferecer algumas condições especiais de pagamento. Mande um oi e vamos negociar."

Mensagem de verificação de pagamento

"Olá, (Nome do cliente), como vai você? Estamos enviando esta mensagem porque ainda não recebemos a confirmação do seu pagamento referente ao mês (Mês em questão). Você teve algum imprevisto ou precisa de um novo boleto? Entre em contato e estaremos à sua disposição."

Qual a diferença entre cobrar clientes e cobrar empresas?

A maneira que empresas devem se comportar na relação entre dois negócios é muito diferente da forma como elas devem se comportar na relação com pessoas físicas, mesmo quando o assunto é cobrança.

Geralmente, o banco está envolvido no processo de cobrança de outras empresas. Atrasos de pagamento nestas situações envolvem mais processos e o cartório pode ser acionado com rapidez em casos de inadimplência.

Já a cobrança de pessoas físicas deve ser feita através de uma comunicação amigável. Além disso, dívidas em aberto precisam de alguns passos a mais para que possam ser protestadas e o nome dos clientes enviados para um cadastro de proteção ao crédito.

Isso é necessário porque os clientes têm menos recursos e são mais vulneráveis, portanto, uma abordagem mais leve se faz necessária.

Enquanto isso, empresas negociam valores muito mais altos que geram implicações sérias caso não sejam pagos, ocasionando danos até mesmo irreversíveis para outras empresas. Por tanto, a negociação entre empresas conta com um processo mais formal, rápido e incisivo, sendo uma prática aceita.

Pronto para usar mensagens de cobrança e diminuir a inadimplência?

Esperamos que o nosso artigo tenha sido útil e apresentado modelos eficientes de mensagem de cobrança, que possam ser utilizado no dia a dia do seu negócio. Nossa última dica está relacionada a maneira de como os dados dos seus clientes são coletados.

Para que uma cobrança possa ser feita de forma efetiva, é preciso contar com dados precisos de seus consumidores. Uma forma eficiente e prática de conseguir estas informações é através do atendimento com o chat online.

Considere instalar o JivoChat em seu site e o integre com seus outros sistemas para aumentar a qualidade do seu atendimento e das informações coletadas de cada um dos seus prospects.