5 ferramentas para auxiliar a gestão de uma pequena empresa

Trabalhar em uma pequena empresa é um desafio constante, já que muitas vezes essas empresas ainda não possuem estabilidade financeira e, para dificultar ainda mais, não possuem processos bem estruturados.

Os gestores e profissionais de pequenas empresas precisam de ferramentas para auxiliar a gestão e assim melhorar processos e aumentar a assertividade na tomada de decisões. 

Essas ferramentas auxiliam o crescimento da empresa e facilitam a organização dos processos. Com a casa organizada, a empresa consegue se preparar melhor para enfrentar crises e escalar à medida que crescer.

Neste artigo iremos listar algumas ferramentas valiosas para auxiliar a gestão de uma pequena empresa. Confira:

Análise SWOT

Quando a empresa ainda é pequena, muitas vezes os gestores e profissionais ainda não conhecem muito bem o cenário onde estão e qual o papel da empresa nesse ambiente.

A análise SWOT é uma ferramenta de gestão para identificar e listar os pontos fortes e fracos do negócio e também as oportunidades e ameaças da empresa.

A sigla em inglês significa:

• Strengths - pontos fortes
• Weaknesses - pontos fracos
• Opportunities - oportunidades para o negócio
• Threats - ameaças para o negócio

A ideia é que os gestores do negócio preencham quais são esses pontos da empresa e assim consigam ter uma visão macro do negócio, facilitando a tomada de decisões.

A dica aqui é evitar o excesso de otimismo, ou seja, não preencha os campos como se a sua empresa só tivesse pontos fortes e tudo fosse oportunidade.

Ao invés disso reflita de forma honesta quais são os verdadeiros pontos fortes e oportunidades do negócio e também quais são os verdadeiros pontos fracos e ameaças a sua empresa.

O correto preenchimento vai gerar uma oportunidade de melhoria do negócio muito maior do que um excesso de otimismo que apenas engana o próprio gestor.

Mapa mental

Um mapa mental é uma ferramenta simples para organizar informações de forma visual. A ideia é ramificar as informações em diversos níveis e assim organizar melhor as ideias de um projeto.

O objetivo do mapa mental é facilitar o entendimento e a visualização das informações, o que traz diversos benefícios, como por exemplo:

• Estruturar melhor as informações e ideias da sua empresa;
• Entender melhor os problemas e assim pensar em ações para solucioná-los;
• Facilitar a criação de manuais de processos e treinamentos internos;
• Organizar brainstormings realizados entre a sua equipe;
• Facilitar a memorização de informações.

Existem diversas ferramentas para criar mapas mentais disponíveis na internet e a sua empresa pode selecionar a que mais se adequa às suas necessidades.

Matriz Eisenhower

Pequenas empresas normalmente possuem um quadro de funcionários reduzido e por isso o acúmulo de tarefas é comum. Mas diante a pilha de tarefas a serem feitas, como priorizar e selecionar o que deve ser feito primeiro e o que deve ser deixado para depois?

É aí que entra a Matriz Eisenhower, que é uma ferramenta de gestão feita para priorizar projetos e assim garantir que as coisas mais importantes sejam feitas primeiro.

A ideia é dividir as atividades em quatro categorias:

• Importantes
• Não importantes
• Urgentes
• Não urgentes

Sendo assim, ao cruzarmos as categorias, ficamos assim:

• Atividades importantes e urgentes: essas devem ser feitas imediatamente;
• Atividades importantes mas não são urgentes: essas devem ser programadas para serem feitas em algum momento próximo;
• Atividades que não são importantes mas são urgentes: essas devem ser delegadas a sua equipe;
• Atividades que não são importantes e não urgentes: essas devem ser delegadas ou ignoradas.

Abaixo está um exemplo de matriz de Eisenhower no excel:

ERP

O ERP, ou Enterprise Resources Planning, é uma ferramenta que cresce cada vez mais em empresas de diversos setores em todo o mundo.

A ideia é centralizar a gestão da maioria ou até todas as áreas da empresa em uma só ferramenta. Dessa forma os gestores conseguem ter uma visão geral muito mais clara da empresa e assim tomar decisões mais assertivas.

Com um ERP a empresa consegue controlar diversos processos, como por exemplo:

Exemplo de estrutura de módulos do Nomus ERP Industrial:

• Engenharia
• CRM
• Vendas
• Faturamento
• Produção
• MRP II
• Estoque
• Compras
• Programação Fina
• Chão de Fábrica
• Custos
• Financeiro
• SPED
• Dashboard
• Expedição
• Documentos
• Databook
• Qualidade
• Projetos
• Suporte

Até pouco tempo atrás os ERPs eram acessíveis apenas às grandes empresas, já que o valor de investimento era altíssimo. Entretanto, de alguns anos para cá, surgiram novas ferramentas com preços muito mais acessíveis e agora os ERPs são uma realidade até mesmo em micro empresas.

Além disso, existem diversos tipos de ERPs, cada um especializado em determinado setor ou função. O ideal é que a sua empresa procure a ferramenta ERP mais adequada para realidade do seu negócio.

Automação de marketing e atendimento

Organizar o marketing e o comercial é um ponto normalmente negligenciado em pequenas empresas mas que podem ter um impacto muito grande no crescimento do negócio. Afinal, se a sua empresa vender mais, ganha mais estabilidade e faz com que todo o negócio melhore.

Então é importante que possuam alguma ferramenta para a automação do marketing e organização de leads, como por exemplo o RDStation ou Leadlovers. Essas ferramentas organizam a sua lista de contatos e possíveis clientes, enviam emails automáticos e criam páginas de forma simplificada.

Além disso, quando a empresa começa a ganhar acessos em seu site, é importante atender bem estes visitantes para assim transformá-los em leads e então clientes. A melhor forma de fazer isso é através de um atendimento personalizado por chat, utilizando uma ferramenta de chat online como a própria JivoChat.

Coloque em prática

Agora que você já conhece as ferramentas para auxiliar a gestão de uma pequena empresa, recomendo que coloque-as em prática em seu negócio.

O ideal é que você avalie o que pode ser tirado do papel imediatamente e comece a aplicar aos poucos, assim você garante que a sua empresa está melhorando progressivamente. Afinal, o mais importante é a direção e não a velocidade.

Este artigo foi escrito pela Nomus, empresa especializada na gestão industrial através do sistema Nomus ERP Industrial, o melhor sistema para pequenas e médias indústrias.