O lado negro do Slack e das ferramentas de comunicação

As ferramentas de comunicação vieram facilitar o nosso trabalho ou, por outro lado, podem estar gerando um excesso de comunicação?

Durante os últimos anos, várias ferramentas de comunicação têm surgido para organizar melhor as equipes que trabalham online. O email, referenciado muitas vezes como vilão de produtividade, tem sido deixado de lado para que possa ser substituído por este tipo de ferramentas.

A promessa é sempre a mesma: ganhe tempo e melhore a comunicação interna da sua equipe. Mas será que é mesmo assim? Será que estas ferramentas ajudam assim a ganhar tanto tempo ou, por outro lado, facilitam tanto a comunicação que geram um ruído desnecessário para a equipe? Vamos falar um pouco sobre este último ponto…

Como funcionava antigamente

Para entendermos os problemas que estas ferramentas podem gerar, devemos refletir como era a comunicação antes de ferramentas como o Slack aparecerem. Quando queríamos pedir uma tarefa para alguém da equipe, enviávamos um email e trocávamos uma ideia sobre ela ali mesmo. No máximo, marcávamos uma reunião para discutirmos melhor o projeto. Era uma altura em que email e Skype dominavam.

Mas esta estratégia de trabalho tinha um problema: a comunicação muitas vezes era demorada. Era pedido uma tarefa por email e por vezes a resposta demorava horas ou dias. Este sistema de trabalho tinha esta falha e isso abriu margem para que ferramentas como o Slack, Hipchat ou até mesmo o WhatsApp entrassem no mercado da comunicação entre equipes.

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Ruido na Comunicação

O mundo perfeito

Agora sim a comunicação parecia enfrentar uma nova era. As respostas ficavam mais rápidas, passou a ser possível saber quando um membro da nossa equipe está online e até criar grupos específicos para cada tema. Além disso, passou a ficar tudo integrado num único local: arquivos, vídeos e pdf’s passaram a estar organizados numa única ferramenta.

Sem dúvida alguma, apps como o Slack permitiram que ganhássemos mais tempo de várias formas. Mas nem tudo é tão perfeito quanto parece…

Se por um lado passamos a comunicar de forma mais rápida, por outro acabamos por tornar-mos mais ansiosos. Enquanto antes, esperar por algumas horas por uma resposta era algo compreensível, hoje em dia esperar alguns minutos deixa-nos ansiosos. Queremos respostas rápidas.

Deixamos de diferenciar o urgente do prioritário: todas as mensagens passaram a ser prioritárias.

Além disso, comunicar-se com a equipe tornou-se tão fácil, que hoje em dia compartilhamos tanta informação que nem nos questionamos se essa informação é tão importante assim para o projeto. Trocamos ideias sobre aquele post que vimos ou sobre aquele vídeo que está a gerar buzz nas redes sociais.

Mas pergunto novamente: até que ponto isso não está a retirar-nos produtividade?

Você pode dizer-me “Ah mas para isso é só você se organizar e compartilhar apenas o necessário!”.

Isso parece ser simples, mas atire a primeira pedra quem nunca compartilhou aquele vídeo desnecessário ou ficou vendo aquele GIF que não era relevante para o seu dia. Não minta para você mesmo.

Analise o seguinte: de todas aquelas mensagens que um canal do Slack tem, quantas necessariamente são para você? Se você tiver uma equipe de 20 ou 30 pessoas distribuídas em vários canais do Slack, acredito que cerca de 10 a 20% dessas mensagens são importantes para você. Ou seja: na melhor das hipóteses, 4/5 das mensagens que você recebe NÃO SÃO para você e não vão mudar em nada o seu dia-a-dia.

Tem ideia de quanto ruído isso pode estar provocando no seu dia-a-dia?

Quando você quer ser mais produtivo, o que você faz? Fecha todos os apps e foca-se apenas no que você está trabalhando.

É exatamente isso que o Slack e as ferramentas de comunicação impedem. Que você se foque naquilo que realmente faz a diferença no seu negócio: a criação do seu produto.

Não espero que, com este texto, você abandone o Slack ou qualquer outra ferramenta de comunicação. Nós mesmo usamos ele internamente. Quero, acima de tudo, que você reflita.

Se ele está ajudando a melhorar os seus resultados, ótimo. Pense se, todo esse tempo que você está investindo em conversas com a sua equipe, não poderiam ser reduzidos para que eles se foquem naquilo que, na verdade, é mais importante para a sua empresa, que é o seu produto.

Outra coisa que temos feito dentro do JivoChat é usar um horário sem Slack. Durante determinadas horas do dia, os nossos desenvolvedores não usam nenhuma ferramenta de comunicação. O seu foco está em desenvolverem o produto.

Para conseguir usar o Slack de forma correta, você tem que ter uma cultura com algumas regras bem definidas, para que as pessoas que trabalham com você saibam o quê e quando escrever.

E você, tem usado ferramentas de comunicação? Como tem sido a experiência? Confira inclusive como é fácil comunicar intermanete com sua equipe utilizando o JivoChat. E claro, não deixe de utilizá-lo para oferecr atendimento de excelência em seu negócio.

2017/02/22

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