Conheça 5 dicas para ter um home office produtivo

A pandemia do coronavírus apresentou para algumas empresas e reforçou para outras que o modelo de trabalho home office, com colaboradores atuando à distância, tem tudo para ser uma boa alternativa para os negócios.

Até mesmo os próprios colaboradores têm tido essa percepção. De acordo com uma pesquisa da Cushman & Wakefield mostra que em oito de cada dez empresas ouvidas pelo estudo, a produtividade dos funcionários se manteve igual ao que era antes ou aumentou. E alguns fatores contribuem para isso.

Neste artigo, o Tangerino - controle de ponto apresenta os principais benefícios para as empresas e colaboradores que adotam o trabalho à distância e também mostra cinco dicas bem práticas para que você consiga manter o home office produtivo no seu dia a dia.

Benefícios que tornam o home office produtivo

O trabalho remoto ganhou uma atenção significativa neste ano, devido à pandemia do coronavírus. Praticamente todas as empresas tiveram funcionários atuando de casa, algumas mais e outras menos.

Mas a verdade é que esse modelo de trabalho já tem caído no gosto de muitas empresas há mais tempo, que conseguiram enxergar no home office uma maneira moderna, flexível e com menos custos para conduzir seus negócios.

Veja alguns benefícios já observados:

Para o colaborador

• O home office favorece a mobilidade urbana, diminuindo o número de pessoas nas ruas e no trânsito, o que implica diretamente no ganho de tempo e na saúde mental;

• O home office produtivo tem relação com a redução de interrupções durante o trabalho e também com a privacidade que a pessoa tende a ter em casa;

• Esse modelo de trabalho também permite ao colaborador equilibrar as tarefas da empresa com as rotinas pessoais do dia a dia.

Para as empresas

• O home office derruba uma barreira importante para as empresas, que é a contratação de especialistas e talentos que estejam fisicamente distantes, já que o profissional não precisa estar presente no ambiente da empresa, assim, pessoas de qualquer lugar podem ser contratadas;

• Esse modelo de trabalho também permite que a empresa faça reduções significativas nos gastos de recursos como papel, água, energia e limpeza;

• O home office também tende favorecer a retenção de talentos, pois gera uma sensação de confiabilidade e segurança entre empresa e colaborador, já que dá ao profissional a autonomia e a noção de autorresponsabilidade para trabalhar.

Dicas para alcançar um home office produtivo

Como já listado, o home office possui uma série de benefícios que atendem às empresas e aos colaboradores, o que torna esse modo de trabalhar muito atrativo.

Mas, ao mesmo tempo, ambas as partes precisam ficar atentas e se preparar para que a experiência com o trabalho remoto seja realmente positiva.

No caso do colaborador, o fato de estar longe do ambiente físico da empresa e da supervisão constante dos gestores pode trazer alguns desafios que são próprios do ambiente pessoal de casa.

A presença de familiares, a falta de limites de horário para o trabalho e até mesmo o não planejamento são distrações que podem atrapalhar o engajamento do profissional com suas tarefas.

Abaixo são apresentadas cinco dicas bem práticas que podem ser implementadas para conseguir um home office produtivo e prazeroso para o colaborador. Confira:

1. Conheça bem as regras, procedimentos e fluxos da empresa

Assim como em todo contexto empresarial, as regras existem e são fundamentais para que a empresa atenda às suas expectativas e consiga alcançar sua missão e visão.

As regras, costumes e hábitos são partes integrantes da cultura organizacional e, principalmente a distância, essas diretrizes podem e devem existir.

Dessa forma, é fundamental que a empresa disponibilize todas as orientações aos colaboradores que estão trabalhando em home office e essas regras podem englobar:

• fluxo de processos e aprovações;

• tecnologias e softwares que serão utilizados para a realização da comunicação e gestão;

• prazo para respostas e retornos a mensagens e e-mails, se necessário;

• entregas de relatórios, que tendem a ser comuns no home office para que o gestor consiga acompanhar sua equipe da melhor maneira.

Esses são alguns exemplos que podem estar presentes nas empresas e também vão depender se ela é mais ou menos flexível em termos de regras.

Assim, para ter um home office produtivo, o funcionário precisa estar por dentro desses processos.

2. Prepare um ambiente em casa para o trabalho

Esse é um dos principais pontos quando se fala em home office. Mesmo com todos os benefícios que podem ser observados pelo colaborador que passa a atuar de forma remota, existem também alguns desafios, mas que podem ser enfrentados com planejamento e organização.

O ambiente físico da casa tende a criar distrações e uma sensação de estar em um espaço de relaxamento e descanso, o que pode afetar consideravelmente, o home office produtivo.

Por isso, é muito importante que o funcionário crie um ambiente que seja confortável, mas, ao mesmo tempo, passe a sensação de um espaço próprio para o trabalho. Veja algumas dicas para conseguir isso:

• cuide da iluminação e da ventilação;

• utilize mesa e cadeira confortáveis e que permitam que você se concentre e fique sentado por mais tempo;

• mantenha perto de você materiais de escritório que possam ser úteis e que evitem que você se levante toda hora para buscar algo em outro cômodo;

• mantenha o ambiente limpo e organizado, pois espaços bagunçados provocam desânimo e preguiça.

3. Crie uma rotina que lembre a você suas obrigações profissionais

Essa dica está diretamente relacionada à anterior, pois é um complemento. Trabalhar em casa requer muita disciplina e alguns "truques" podem potencializar ainda mais um home office produtivo e ágil. Veja:

• coloque roupas confortáveis, mas que não sejam pijamas;

• ao acordar, caso comece a trabalhar logo cedo, crie o hábito de se preparar como se fosse realmente sair de casa;

• crie listas de tarefas e conte também com uma agenda e, sempre ao iniciar sua rotina de trabalho, consulte-as para dar prioridades;

• converse com todos os moradores da casa e explique que, mesmo estando em casa, você precisa de privacidade, pois deve cumprir horários e entregar tarefas.

Essas são orientações básicas e que contribuem muito para um trabalho remoto mais produtivo e sem distrações.

4. Estabeleça regras e horários na sua rotina

O horário de trabalho para o colaborador que atua em home office vai depender muito daquilo que foi acordado com a empresa.

Há empresas que deixam combinados os horários certos para início e término do expediente, assim, a pessoa sabe exatamente quando encerrar o expediente, de forma que a rotina tende a ficar mais organizada.

Outras, porém, não cobram uma jornada determinada e consideram mais o home office produtivo, por meio da entrega de tarefas. Nesse caso, é importante que o colaborador se monitore para não trabalhar demais e nem menos do que deveria.

As jornadas livres, muitas vezes, podem favorecer a falta de rotinas de início e fim de expediente e muitas pessoas não conseguem ter um horário fixo e regular de trabalho, o que afeta a qualidade de vida.

Assim, nesses casos, é ideal que sejam estabelecidos horários para começo e término do expediente, além de paradas programadas para almoço, lanche e intervalos.

5. Aposte na tecnologia e em ferramentas de gestão e comunicação

Estando à distância, é fundamental encontrar formas de se comunicar e gerir suas tarefas. Diversas tecnologias, muitas delas com versões gratuitas, podem ajudar a garantir um home office produtivo.

E essas ferramentas para home office podem ser úteis tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Para os colaboradores, o Trello pode ser uma ótima alternativa para organizar as demandas, principalmente em equipes com muitas pessoas e várias tarefas a serem delegadas. Nele, é possível separar as tarefas por prioridade e dividi-las como "em andamento", " aguardando aprovação" e "concluídas" .

Outra ferramenta que tem sido muito utilizada é o Zoom, uma plataforma que possibilita realizar uma videoconferência com diversas pessoas ao mesmo tempo. Ela também autoriza a troca de mensagens por chat, além de gravar e armazenar as reuniões para envio posterior.

Já as empresas podem apostar em um sistema de ponto digital para otimizar o trabalho à distância e conseguir fazer uma boa gestão das jornadas em home office.

Com eles, os colaboradores instalam o aplicativo de controle de ponto no próprio celular e conseguem, mesmo estando em casa, registrar o início e término da jornada.

Dessa forma, os gestores têm acesso à jornada de trabalho dos funcionários e podem trabalhar em estratégias para melhorar a produtividade da equipe.

Essas são dicas básicas para que você consiga atuar em um home office produtivo. Mas lembre-se que é fundamental manter a disciplina e o foco, a organização do ambiente de trabalho, além do contato constante com os colegas de trabalho!

Este guest post foi produzido pela equipe do Tangerino, app de controle de ponto digital e gestão da jornada de trabalho.