Comunicação Interna: o que é, como fazer e quais ferramentas

Comunicação interna é um assunto que pode parecer óbvio para empreendedores, mas a verdade é que muitas empresas ainda têm dificuldade em garantir um excelente nível de acesso à informação e comunicação entre equipes, setores e seus colaboradores.

O fato é que manter uma boa comunicação interna faz toda a diferença no desempenho de equipes e da empresa como um todo.

Para ajudá-lo a entender tudo o que precisa saber sobre o assunto e a encontrar ferramentas que podem melhorar o desempenho de sua empresa, basta conferir o conteúdo deste artigo. Sem mais delongas, vamos lá!

O que é comunicação interna?

O conceito de comunicação interna não é difícil de ser compreendido: ela se refere à toda comunicação feita entre agentes internos à uma corporação, seja esta entre equipes, setores, indivíduos ou até mesmo entre duas ou mais divisões da mesma entidade (empresa), englobando todos os meios disponíveis.

Levando isso em consideração, não estamos apenas falando sobre como colaboradores conversam entre si, mas sim sobre a estrutura de comunicação interna de seu negócio.

Também denominada de comunicação empresarial, este é um aspecto que pode impactar empresas em diversos níveis, desde o relacionamento interpessoal aos resultados alcançados e as chances de sucesso de ações e estratégias internas e externas.

Por isso, é importante certificar-se que há uma excelente comunicação em seu negócio, através de canais bem estruturados e de forma que o acesso à informação seja otimizado.

O impacto da comunicação interna nos seus resultados

Agora que você sabe exatamente o que é comunicação interna e sua abrangência, podemos apresentar seu impacto em empresas e como ela pode afetar positivamente os seus resultados caso seja bem trabalhada.

Ajuda a fazer com que todos sintam-se estar no mesmo barco

Um dos maiores benefícios de manter uma excelente comunicação com sua equipe e todos os departamentos envolvidos em determinados projetos e ações é garantir que todos estejam cientes do andamento e estado do trabalho realizado.

O foco na comunicação ajuda colaboradores a desenvolver relacionamentos com outros integrantes de suas equipes e da empresa como um todo, o que ajuda a reduzir a distância entre departamentos e faz com que todos realmente possam perceber como estão no mesmo barco.

Ajuda a otimizar o senso de trabalho em equipe

Um dos principais objetivos da comunicação interna é promover o engajamento entre funcionários, com o intuito de potencializar o senso de trabalho em equipe e, a partir disso, alavancar a colaboração para atingir os resultados almejados.

Isso faz com que cada colaborador perceba como seu próprio trabalho afeta o desempenho do resto da equipe e da empresa como um todo, consequentemente levando-o a querer exercer sua função da melhor forma possível para não frear o resto da equipe.

Melhora o acesso à informação

Independente do número de equipes, departamentos e divisões que o seu negócio possuir, certificar-se que as pessoas que fazem uso de informações tenham fácil acesso às mesmas é um princípio importantíssimo.

Para exemplificar, a sua equipe de marketing digital, atendimento ao cliente e de vendas devem ser capazes de acessar informações como os dados dos consumidores e até mesmo o histórico de atendimento dos mesmos.

Isso porque estas informações podem ser relevantes para melhorar o uso de técnicas de vendas (equipe de vendas), segmentar uma base de leads para campanhas de marketing digital (equipe de marketing), ou para que seja possível dar continuidade no atendimento (equipe de atendimento), por exemplo.

Facilita a entrada de novos funcionários

A cultura de má comunicação interna entre colaboradores e setores pode ser facilmente propagada para novos funcionários se não for combatida, resultando em um ambiente de trabalho menos produtivo ou atraente para profissionais altamente capacitados.

Ser capaz de trocar informações com outros funcionários e departamentos livremente e integrar novos colaboradores à este ambiente é algo crucial para diminuir o período de adaptação inicial que cada contratado normalmente passa.

Diferentes canais de comunicação interna

É possível empregar diferentes canais para melhorar a interação entre funcionários e conectar setores dentro de seu negócio.

Não existe necessariamente um melhor meio de propagar a comunicação empresarial, tudo dependerá de seus objetivos, o tamanho da empresa, entre outras particularidades da sua realidade.

Os principais canais de comunicação interna usado em empresas modernas são:

Email corporativo

O email corporativo é um dos canais mais usados por essencialmente todo tipo de empresa. A vantagem deste canal é que ele apresenta um bom nível de segurança de informação, caso use servidores de email confiáveis, como o próprio Gmail (mesmo que tenha um domínio personalizado), além de permitir que mensagens sejam facilmente encaminhadas e compartilhadas entre outros colaboradores.

Rede social corporativa

Hoje, ter um grupo para conversar com a sua equipe em aplicativos como o WhatsApp já não é realmente uma novidade para negócios. Entretanto, o problema de trabalhar com este tipo de abordagem é que estes aplicativos muitas vezes não apresentam um alto nível de segurança.

O WhatsApp, por exemplo, é capaz de armazenar a comunicação em arquivos presentes nos dispositivos de cada colaborador em um grupo, abrindo brechas para que informações críticas sobre seu negócio possam ser vazadas.

Ferramentas e sistemas de comunicação

A utilização de softwares e sistemas de comunicação interna também é extremamente comum. Diferente das redes sociais, estas plataformas tendem a ser mais robustas e seguras, oferecendo ainda recursos projetados para otimizar o desempenho de sua equipe e facilitar o acesso à informação através de controles de permissões, etc.

Apresentamos ainda neste artigo as melhores ferramentas para comunicação interna, continue lendo e não deixe de conferir!

Intranet

A Intranet é uma rede de computadores privada, normalmente configurada e administrada pelo setor de infraestrutura de TI de grandes organizações.

Aqui, todo o acesso à informação é controlado a partir de níveis de permissão, contas e senha de uso exclusivo por colaboradores da empresa - muitas vezes, inclusive, disponíveis apenas nos computadores e dispositivos dedicados para a execução do trabalho.

Essa é outra excelente forma de fortalecer a segurança da informação em sua empresa, mas normalmente requer uma estrutura mais robusta e uma equipe dedicada à realizar a manutenção e gerenciamento de contas e acessos da Intranet.

Newsletters, jornais e murais

Quando o intuito é compartilhar novas informações e realizar anúncios para a empresa como um todo ou para uma equipe específica, o uso de newsletters por email, jornais e murais não é incomum.

A vantagem é que este tipo de canal pode ser facilmente acessado por todos os colaboradores, tanto através de meios digitais quanto dentro da própria estrutura de sua empresa.

Ferramentas para comunicação interna

Para que não saia do artigo sem saber quais são as melhores ferramentas para conversar com a sua equipe, confira uma lista com as melhores soluções disponíveis no mercado:

1. JivoChat

Você provavelmente já conhece o JivoChat como uma ferramenta de chat online, telefonia VoIP e soluções integradas para atendimento ao cliente.

O que você talvez ainda não saiba é que o JivoChat não é só capaz de otimizar sua comunicação com clientes, mas também oferece um recurso projetado para comunicação interna através da mesma ferramenta.

Com o JivoTeams, você pode criar grupos, configurar departamentos ou conversar individualmente com cada colaborador dentro do aplicativo.

Como ele faz parte da mesma ferramenta padrão do JivoChat, você também poderá aproveitar o JivoTeams em seus dispositivos móveis.

Dessa forma, você só precisa de uma única ferramenta para lidar com toda a comunicação em sua empresa, interna e externa, além de conseguir garantir que todos os dados compartilhados estejam realmente seguros.

2. Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta de gestão de projetos que possui um chat para equipes incorporado em sua plataforma web e em seus aplicativos para dispositivos móveis.

Nele, você poderá compartilhar criar diferentes grupos de conversas ou enviar mensagens diretas para cada colaborador em janelas de chat individuais.

A ferramenta conta ainda com soluções para criação e acompanhamento de tarefas, assim como possibilita a transferência de arquivos.

3. Google Hangouts

O Hangouts é uma excelente ferramenta de comunicação integrada às outras soluções do G-Suite, como o Gmail, Google Calendas, Google Drive, etc.

Nele, você pode conversar com integrantes de sua equipe por texto ou chamadas de voz com ou sem vídeo, o que faz do Hangouts uma boa opção para quem precisa realizar videoconferências e reuniões à distância.

4. Slack

Você provavelmente já ouviu falar do Slack, uma ferramenta de comunicação interna realmente popular entre as demais alternativas.

Ele essencialmente te permite criar um servidor com diversos canais para separar departamentos, equipes e conversar com outros colaboradores.

Além disso, também é possível criar conversas individuais e aproveitar integrações com outras ferramentas de gestão de projetos.

5. Zoom

Por fim, o Zoom é uma solução de comunicação empresarial que apresenta como principal diferencial seus recursos para videoconferências e webconferências.

Nele, é possível fazer chamadas de voz e vídeo para até 100 colaboradores no plano gratuito, com um limite de 40 minutos de duração.

O aplicativo é leve e pode ser rapidamente acessado em qualquer dispositivo, facilitando a entrada de funcionários em uma chamada sem que haja a necessidade de perder tempo configurando-o.

Com essas sugestões de ferramentas, você não terá mais problemas integrando membros de sua equipe e mantendo o contato com todos.

Dicas para melhorar a comunicação interna

Se você já usa algum sistema ou canal para se comunicar com sua equipe, mas acredita que não está atingindo os resultados esperados e que há espaço para melhorias neste aspecto de seu negócio, aproveite as seguintes dicas:

Seja cordial e saiba ouvir

Pode parecer óbvio, mas o primeiro passo para conseguir fortalecer o relacionamento interpessoal com funcionários e colaboradores é adotar uma postura amigável e tratar a todos de forma cordial, dando espaço para que possam falar.

Se empregada por toda equipe, esta técnica resulta em um ambiente no qual colaboradores perceberem que existe abertura para comunicação e que outros integrantes da equipe são acessíveis.

Preze pela comunicação clara

É importante evitar fofocas e a propagação de boatos gerados a partir de ruídos na comunicação interna. Portanto, preze por apresentar informações de uma compreensível para todos que terão acesso à mesma.

Uma informação mal transmitida pode causar problemas desnecessários e, inclusive, aumentar suas chances de retrabalho em projetos complexos.

Além disso, como comprova uma pesquisa realizada pela Forbes, outros problemas gerados pela má comunicação são: perda de credibilidade, queda na produtividade e inovação e falta de foco.

Envolva integrantes quando necessário

Ao desenvolver uma boa cultura empresarial em relação à comunicação, você é capaz de gerar um ambiente de trabalho no qual colaboradores possam sentir-se convidados à participar de conversas e discussões sobre assuntos chave.

Envolver a opinião e ponto de vista de mais pessoas em momentos de tomada de decisão ou desenvolvimento de novos projetos pode ajudá-lo a descobrir falhas ou encontrar ideias que você não consideraria se estivesse trabalhando sozinho.

Crie uma cultura de feedback

Desenvolva uma cultura de comunicação interna na qual colaboradores possam fazer críticas e dar feedback sobre estratégias, propostas e ações, sem que sejam penalizados ou reprimidos por isso.

Além do feedback, faça com que a confirmação de recebimento e compreensão de mensagens ou avisos seja praticada por todos, de forma que possa verificar quem não está acompanhando assuntos relevantes e cruciais para suas operações e projetos.

Estabeleça um canal de avisos oficial

Por fim, não deixe de determinar qual será o canal de comunicação usado para transmitir anúncios oficiais à outros colaboradores, seja dentro de departamentos, equipes de projetos ou envolvendo a empresa como um todo.

Deve haver um local claro e facilmente acessível para que todos os envolvidos possam manter-se atualizados.

Pronto para melhorar a comunicação interna?

Esperamos que este conteúdo tenha coberto todas as informações que você precisava para melhorar o relacionamento interpessoal entre colaboradores e começar a construir uma cultura positiva em seu negócio, envolvendo o compartilhamento de informações e a abertura para conversas entre equipes, setores e indivíduos.

Não se esqueça, usar uma ferramenta para facilitar todo este trabalho faz toda a diferença, além de ajudá-lo a centralizar informações através de canais organizados.

Para isso, recomendamos que faça o teste com o JivoTeams do JivoChat com sua equipe e veja como é fácil manter o contato com todos!